Plongée dans les coulisses des grandes réceptions protocolaires de la République ! (excellente interview)

Le blog Apprendre les Bonnes Manières a changé ma vie. J’ai ouvert mon entreprise, je me suis libérée du salariat, j’ai du temps pour élever nos enfants… et le plus grand avantage qui soit : j’ai rencontré des personnes incroyables.

Fleur de Lys (oui, c’est un pseudonyme, vous allez vite comprendre en lisant son interview qu’il faut qu’elle reste dans l’ombre) est l’une de ces personnes devant qui je me sens toute petite. Elle a une vie professionnelle passionnante, et naturellement un savoir et un savoir-faire hors-normes.

Avant de travailler dans les coulisses des grandes réceptions protocolaires d’Etat, Fleur de Lys (quel super pseudo, n’est ce pas ?!!) a œuvré dans l’hôtellerie de luxe et dans le monde des Ambassades. Un parcours extraordinaire ! Aujourd’hui, elle travaille pour un grand maire de notre pays.

Voici son interview :

Qu’est ce qui motive à travailler dans les coulisses des réceptions protocolaires des grands de la République ?

La motivation première est d’être au service de son pays. J’ai toujours du plaisir à montrer ce qu’est l’accueil, le charme, le savoir-faire à la française. Une façon de mettre mon pays en valeur vis à vis des populations étrangères. J’aime qu’ils repartent chez eux en se disant : « waouh, ça c’est la France!, c’était une magnifique cérémonie, inoubliable ».
J’apprécie aussi de travailler auprès d’un grand homme tel que mon Maire. C’est toujours très enrichissant. Et puis, c’est un honneur.

Quelle formation suivre ? Quelles sont les qualités exigées ? Qu’apprend-t-on uniquement « sur le terrain » ?

Aucune formation particulière. Pour ma part, ce qui a séduit mon supérieur lors de mon entretien, ce sont mes années d’hôtellerie de luxe ainsi qu’en Ambassade.

Pour ce genre de métier, il faut avoir un caractère particulier :

⦁ Être calme, le self-control est TRÈS important en toutes circonstances.

⦁ Être souriant, ce qui paraît naturel pour certaines personnes, est moins évident pour d’autres; pourtant, lors d’un accueil, c’est essentiel. Comme je dis toujours aux adolescents « si dans la vie, tu es poli, respectueux, tu dis « s’il vous plaît, merci, bonjour, au revoir Monsieur ou Madame », le tout arrosé d’un beau sourire, que tu es propre, bien habillé alors toutes les portes s’ouvriront devant toi ! ».

⦁ Être exigent avec des petits détails, le « oui, ça peut passer » n’existe pas chez nous. La perfection pour tout, tout le temps. Le moment où on peut souffler, c’est chez nous !

⦁ Avoir un emploi du temps sans horaires. Je peux commencer à 5h00 du matin pour finaliser et vérifier la mise en place des personnalités avant une messe par exemple et finir à 23h car M. le Maire a un repas. Nous pouvons avoir de très longues journées.

Je reviens sur le passage religion, même si l’État s’est séparé de l’Église en 1905, il y a toujours des enterrements, certaines fêtes religieuses qui se font avec le Maire. Le nôtre du moins y est très attaché. Mais il assiste aussi à des événements d’autres religions comme l’Aïd el Kebir, des invitations du CIRF ou autres, il répond toujours positivement. C’est un Maire très ouvert, qui s’est toujours battu pour que tout se passe bien quelle que soit la religion.

Pour ce qui est de l’apprentissage, nous apprenons tous les jours, surtout avec un chef comme le mien.
Il y a des cérémonies militaires par exemple, où il faut apprendre les grades de l’armée, les corporations (anciens combattants ou autres), l’ordre dans lequel on doit remettre les gerbes de fleurs et surtout ne pas les mélanger, car il y a aussi le langage des fleurs et des couleurs comme les bleuets pour 14/18. Même si il n’y a plus de survivants de cette période, nous avons souvent des descendants qui représentent leurs aïeuls et qui sont attachés à toutes ces marques. Le respect des anciens qui se sont battus pour notre liberté, c’est très important.

Il faut apprendre l’ordre protocolaire des allocutions, savoir où placer M. le Maire, Le Préfet, les Députés, Adjoints… Mélanger tout ce beau monde aux gradés de l’armée. Il faut également faire très attention quand vous avez des personnalités qui se font représenter. Parfois on les connaît, d’autres fois moins…

Sur ce point, je précise qu’il faut bien connaître leur « pedigree ». Un Président de Région ou Département peut être remplacé par un Maire d’arrondissement mais il faut savoir s’il est Député Français, Européen. Le problème à gérer aussi peut-être deux élus qui disent être le représentant de l’absent !! Et là, il devient dur de gérer les susceptibilités de chacun, il faut s’en tenir à ce que nous a dit le Cabinet du Maire, si c’est celui-ci qui ne vient plus, sinon s’en tenir à la confirmation écrite du nom qui doit représenter, ou l’Élu le plus gradé. Si malgré tout, ils n’arrivent pas à se mettre d’accord pour avoir la place, nous nous effaçons et ils règlent ça entre eux !

C’est la même chose pour le placement aussi bien debout par ordre de grandeur où assis quel que soit l’endroit.

Le dîner d’Etat en l’honneur du Président de Singapour le 18 mai 2015 à l’Elysée©MAXPPP

Avant de rencontrer un « grand personnage » de la République, nous avons souvent de l’appréhension, voire du stress. Y-a-t-il un employé chargé de rassurer le public néophyte et surtout quelqu’un qui souffle à l’oreille le juste protocole à suivre ?

Nous n’avons pas d’employé chargé de rassurer le public néophyte, c’est notre rôle de lui expliquer avant la cérémonie, comment cela va se dérouler, à quel moment il faudra parler. Nous ne les lâchons pas du regard pour les rassurer, on leur fait signe discrètement par oui ou non, si c’est le moment, même si le débriefing a été fait 1/2 heure avant ! L’importance de la cérémonie, la rencontre avec le Maire, l’émotion d’avoir, par exemple, une remise de médaille devant les gens qu’ils aiment… beaucoup d’émotion pour eux. Mais, il ne faut jamais oublier que ce sont leur moment, leur cérémonie, un souvenir qu’ils garderont en eux, comme les invités, toute leur vie. Il faut respecter ça, le besoin qu’ils ont de prendre leur temps tout en les guidant dans l’accélération de l’emploi du temps. Souvent, derrière cette belle cérémonie,
M. le Maire repart 3/4 heures après pour d’autres cérémonies, parfois plus importantes où il ne peut pas se permettre d’être en retard.
Faire de chaque réception, inauguration… un moment unique de courtoisie pour les participants, même si pour nous, c’est un peu de la « routine ».

Avez-vous des anecdotes sur la rencontre de deux représentants diplomatiques de cultures différentes? des moments d’incompréhension ou des moments de sympathie instantanée ?

Je n’ai pas souvenirs de moments d’incompréhension entre deux diplomates. Les moments sympathiques sont en général des rigolades, ils restent des humains, qui souvent se connaissent depuis longtemps et qui se tutoient, ne l’oublions pas Je ne m’en rends plus bien compte, c’est naturel.

escadron879.ca

Quels sont les impératifs protocolaires à anticiper lors de la venue d’un grand maire pour une inauguration, une commémoration ou encore un festival ?

Tout d’abord, pour chaque déplacement, nous commandons toujours un, voire plusieurs, équipages de police auprès de l’État Major.

⦁ Le photographe pour immortaliser le moment.

⦁ Le service presse, pour la diffusion dans les médias.

Nous ne gérons le déplacement de notre Maire que sur notre ville. S’il se rend à l’étranger, ce sont les Relations Internationales qui s’en chargent avec l’Élu qui correspond à ce portefeuille.

Notre rôle sera de préparer les cadeaux qu’il souhaite offrir, et à qui. Sur notre ville, ça dépend de beaucoup de choses :

⦁ quel style de manifestation,

⦁ Avec quelles personnalités sera-t-il. Si personnalités présentes en plus de lui, qui les a invitées ?

Lorsque nous faisons une cérémonie, nous installons toujours :

⦁ un pupitre pour les allocutions. Il faut savoir si l’État, la Région et le Département sont présents (je rappelle que nous travaillons ensemble pour que la chorégraphie soit parfaite!). Dans le cas ou c’est oui, nous mettons un pupitre neutre, pour que personne ne soit offensé d’être invisible. Pour cela, nous jouerons avec les drapeaux, voire des kakemonos si le lieu est grand. Le même nombre est établi avant l’évènement.

⦁ La sonorisation que ce soit écran pour diffuser un film documentaire, les micros sur pied pour le pupitre car ils n’aiment pas le tenir en plus de leur discours, et parfois de la décoration qu’ils doivent remettre ou le cadeau. On peut opter pour des micros baladeurs ou « conférence » qui se posent sur table pour les séminaires.

⦁ Une dizaine d’assises autour du pupitre pour les allocutions. Un carré VIP avec souvent le nom des personnalités dessus ou « réservé » pour éviter comme toujours qu’elles ne s’assoient pas où il faut. Suivant l’endroit, nous mettons des potelets de sécurité étirables. Des chaises pour les invités à la cérémonie.

⦁ Le cocktail : M. le Maire n’y touche pas. On met un verre d’eau. Il peut arriver qu’il ait jusqu’à six manifestations par jour.

Avez-vous la charge de gérer le programme des +1 des hommes et des femmes politiques ?

Dans cette question, je comprends comment gérer une personne qui s’invite à un repas sans y être prévue.

Nous commandons toujours deux menus en plus pour le cas où. Nous demandons de voir le carton d’invitation. Si elle ne l’a pas, nous lui expliquerons que ce n’est pas possible, que c’est une réception privée. Si elle a le carton mais n’a pas confirmé, c’est pareil. Maintenant, si ce sont des personnes « de qualité » comme j’entends souvent dire, et que nous savons que M. le Maire les apprécie, nous allons lui demander discrètement, s’il souhaite les inviter.

Il faut bien réaliser que s’il dit oui, le placement à table peut vite devenir compliqué surtout si les invités sont déjà assis. Si elles ont l’accord de M. le Maire, elles vont demander d’être à sa table. Nous leurs expliquerons discrètement, avec le sourire, où M. le Maire a décidé qu’elles soient assises et que c’est déjà un avantage d’avoir été acceptées malgré le manque d’invitation. Après cela, comme elles écoutent sans un mot, car elles savent que nous ne pouvons pas importuner M. le Maire tout le temps.

Que font les épouses et les maris ? Quels sont leurs rôles à jouer ?

Les femmes n’ont pas de rôle à jouer à vrai dire. Lors d’une remise d’Insignes, un rendez-vous chez M. le Maire, comme les dames des Ambassadeurs ou la dame d’un artiste, nous lui offrons un beau bouquet de fleurs, une boîte de chocolats ou un livre. C’est triste à dire mais elles ne font que suivre leur mari, deux pas derrière.

Lors du placement de table, respectez-vous l’alternance homme/femme, la séparation des couples mariés depuis plus d’une année, et la hiérarchie sociale d’antan ? Quelles règles suivez-vous ?

Nous ne pouvons pas toujours respecter l’alternance homme / femme car souvent ce sont des déjeuners ou dîners d’affaires. Si M. le Maire offre à des entrepreneurs, ou autres, un repas pour les remercier d’installer leur entreprise chez nous et donc embaucher. Là nous mettrons Madame et Monsieur à côté, sauf si M. le Maire souhaite avoir une personne particulière à sa table.

Dans l’hôtellerie de luxe, en tirant la chaise, nous regardons la personne et nous lui disons « Madame », « Monsieur », ils comprennent tout naturellement. Si deux clientes souhaitent s’asseoir à côté, on laisse faire, c’est leur tablée.

Pour les cérémonies importantes, comme un mariage, la famille fait son plan de table et vient au moment de la mise en place, déposer ses chevalets et décorations (ils aiment le faire car c’est à leur image), il y en a qui vous donne la décoration, le plan, les chevalets et vous placez tout.

© Jean Riz

De nos jours, l’indiscipline et l’insolence à l’égard des représentants de la République sont courantes. Les provocations sont fréquentes. Comment gérer cela ?

Il faut toujours garder son calme, ne jamais s’énerver. Il n’y a que M. le Maire qui monte le ton. Il ne faut pas oublier que nous le représentons, même le week-end, en vacances… Il faut toujours avoir un comportement exemplaire. Donc nous parlons calmement pour faire baisser la tension. Si nous n’arrivons pas et que la personne harcèle, nous appelons notre équipage de police qui est toujours là et en général, avec eux, ça se calme de suite!!

La Reine d’Angleterre a blacklisté les spaghetti-bolognaise de sa table. Normal, c’est plat périlleux à manger. Quelles sont les instructions données aux traiteurs ? Quels sont les plats «interdits» (non pour des raisons d’allergie mais de « danger à l’étiquette ») ?

Le Maire interdit que le poisson soit servi avec la peau, les traiteurs sont au courant. Sinon, lors des repas, nous demandons des propositions de menus au traiteur et nous la transmettons à M. le Maire afin qu’il fasse son choix. Ne jamais oublier de faire attention par exemple à un repas où nous avons des musulmans, de ne pas mettre de porc et d’éviter le baba au rhum, par exemple. Pour les israélites, pas de poissons à écailles!!!….

Elizabeth II lors du dîner d’Etat avec le président français François Hollande à Paris en juin dernier. Hamilton/Pool/ABACA

Lors d’un cocktail mondain, quels sont les faux-pas que vous constatez de la part du public non rôdé à ce jeu de réseautage ?

Nous rencontrons de plus en plus de manque de courtoisie aujourd’hui. Certains indélicats entassent les petits-fours dans les poches et les sacs à mains. Les piliers qui ne quittent pas le devant du buffet et engouffrent les uns derrières les autres les plateaux.

Il y a aussi la tenue vestimentaire qui ne correspond pas à l’événement. Et puis, quelque chose de bien français malheureusement : le manque de respect avec l’appareil-photo. Même si c’est interdit, ou que ça gêne la cérémonie, du moment qu’ils sont décidés de faire leur photo, (souvent pas discrètement) ils la font. Ça m’énerve vraiment ce manque d’éducation.

Festival de jazz, concert de musique, bal, gala de charité. Toutes ces rencontres ont pour point commun : la danse. Existe-il aujourd’hui encore une obligation/une convention/une tradition pour les hommes et les femmes politiques présents de faire quelques pas sur la piste ?

Personnellement, je n’ai jamais assisté à ce genre de chose. Pour le bal du 14 juillet, ils sont « autorisés » à faire, s’ils le souhaitent, quelques pas de danse ; sinon, ce n’est pas dans leurs habitudes. Ils sont là pour représenter la République. Pour ce qui est du bal du 14 juillet, un peu de liberté n’est pas interdit.

Vous avez travaillé dans l’hôtellerie de luxe. Dans de beaux cadres, nous avons tous tendance à mieux nous tenir. Mais la peur de « se faire repérer » en tant que personne d’un autre milieu demeure. Quels conseils pourriez-vous donner aux personnes qui souhaitent aller dîner, boire un verre, ou prendre un thé dans un palace ? Que faut-il savoir pour paraître à l’aise, faute de l’être réellement ?

⦁ La discrétion est la chose la plus importante.

⦁ Parler doucement sans se faire remarquer.

⦁ Avoir une tenue correcte, propre.

⦁ Tenir ses enfants et faire en sorte que lorsqu’ils mangent, la moitié du repas ne se retrouve pas sur la moquette.

⦁ Éviter de demander un plat, en insistant, s’il n’est pas sur la carte.

⦁ Laisser un pourboire sous la sous-tasse à café, pour que le serveur qui s’est occupé de la table, soit celui qui récupère discrètement ce geste.

La table du dîner d’Etat qui a eu lieu le mardi 11 février 2014, en l’honneur de François Hollande, à la Maison Blanche à Washington (Etats-Unis). (KEVIN LAMARQUE / REUTERS)

Le personnel des grands hôtels a-t-il le droit de rappeler quelqu’un à l’ordre si son comportement est jugé déplacé ? Si oui, comment s’y prendre ?

Oui bien sûr, avec fermeté et sang froid. Il faut lui expliquer que son comportement embarrasse les autres clients. Suivant l’évolution, on peut lui dire que les autres personnes autour de lui viennent ici pour avoir du calme et de la discrétion. S’il ne comprend pas, nous lui indiquons la sortie.

Je me souviens d’un jour, un couple avait un petit côté… comment dire… exhibitionniste ! Un après midi, ils décident de descendre à la piscine. Jusque là, tout va bien. Une demi-heure après leur arrivée, monsieur et madame avaient envie d’un « moment de douceur ». Dans notre hôtel, nous avions des personnes âgées attachées à cet hôtel emblématique de la ville. Une de ces personnes est venue me raconter la scène choquante et déplacée en public. Il y avait aussi des enfants. Je suis allée les voir pour leur expliquer que leur comportement n’était pas correct et ne correspondait pas à l’image de cette maison. Je leur ai demandé d’aller, par exemple, à la terrasse du bar, car leur présence du coup, n’était plus souhaitée par le reste des baigneurs. Arrivée au bar, ils ont recommencé!!! Là, je leur ai parlé plus fermement en leur rappelant qu’ils avaient une chambre et qu’il était peut-être temps qu’ils montent s’y reposer !
Malheureusement, des histoires comme ça, j’en ai beaucoup !

Et si ce sont des enfants de parents très respectables qui perturbent, comment s’y prendre ?

⦁ 1) Il faut expliquer aux parents que le comportement de leurs enfants n’est pas convenable et dérange d’autres tables. Et enchaîner aussitôt (avant que les adultes n’ait eu le temps de répondre) en expliquant à l’enfant que son comportement n’est pas correct en lui montrant des exemples des autres tables, pas de cris, le contenu de l’assiette n’est pas par terre, on ne se roule pas sur la moquette… les 3/4 des parents sont anesthésiés lorsque l’on s’adresse à leurs enfants car très souvent ils écoutent.

⦁ 2) Je me souviens à une époque, j’avais un couple qui venait tout les dimanches au restaurant. Leur fille de 8 ans se baladait partout, sans gêne. Elle rentrait dans les cuisines, les salons privés où des repas étaient organisés, Il fallait qu’en plus de mon boulot, je la surveille ! Et tous les dimanches que Dieu faisait, elle me commandait des pâtes au saumon, qui n’existaient pas sur la carte !!! Première fois, le Chef s’exécute car je lui dis que c’est pour une enfant. Erreur à ne jamais faire, car quand on l’a fait une fois, on peut le refaire et c’est ce qu’ils m’ont dit, la semaine suivante. Elle faisait un caprice de pleurs et cris. Le Chef criait aussi car il ne voulait pas. Un dimanche, ils m’ont dit « vous avez du saumon, vous avez des pâtes, il est où le problème ? ». J’avais l’impression d’être dans « les bronzés font du ski » avec le temps, je ne les ai plus jamais revus!

Des lecteurs du blog me demandent parfois comment gérer les enfants insupportables de leurs patrons qui viennent après l’école. Question difficile.

C’est très difficile car ils ont tous les droits et ils le savent. Il faut leur expliquer que nous travaillons pour préparer le service qui arrive et que nous ne pouvons pas repasser derrière eux pour arranger leurs bêtises. Leurs expliquer aussi ce que c’est d’avoir de la conscience professionnelle car sans ça, c’est leurs parents, les patrons de l’établissement qui auront des plaintes, des soucis et que ce n’est pas ce que l’on veut. Si ça ne suffit pas, en parler avec son supérieur, parent du petit démon, que nous ne sommes pas là pour faire du baby-sitting et que nous n’en avons pas le temps car si nous le faisons, notre travail en pâtira et que le travail pour lequel nous sommes payés, ne sera pas fait ! Avec le sourire et de la douceur, c’est très efficace.

Question de protocole républicain : entre une célébrité du monde des arts et un chef d’entreprise, qui a la préséance ?

Lorsque nous recevons des artistes, mélangés avec des chefs d’entreprises et des personnalités politiques ou de l’armée, nous plaçons dans l’ordre hiérarchique d’abord:
⦁ Les « stars » de la soirée
⦁ Les politiques
⦁ L’armée
⦁ Les chefs d’entreprises
⦁ Les personnalités (artistes, écrivains, médecins…)
⦁ Autres, par exemple, familles d’entrepreneurs
Bien évidement si nous recevons le PDG d’une très grosse entreprise et que nous avons aussi un artiste, il sera placé avant car il contribue à faire baisser le taux de chômage dans la ville en procurant de l’emploi.

Avez-vous des anecdotes intéressantes sur l’étiquette et les bonnes manières qui plairaient aux lecteurs du blog ?

Lorsque j’ai débuté en ambassade, à ma première réception, j’accueille un invité. Je lui propose de prendre sa veste et lui indique le jardin afin qu’il avance et puisse retrouver les autres convives. Le Consul qui était avec moi a été surpris de mon accueil mais moins que l’invité.

Le pays pour lequel je travaillais a pour coutume que dès que nous recevons une personne, aussitôt le vestiaire fait, nous devons lui proposer un verre d’alcool ! Et seulement après, indiquer le lieu de la réception. Tout le contraire de la France. Nous avons frôlé l’incident diplomatique. Le Consul a été obligé d’expliquer que j’étais novice dans leurs coutumes. Ils auraient dû m’expliquer les règles avant. Finalement, cela à bien été pris et le reste de la soirée, tout s’est bien passé.

Les jours suivants, j’ai étudié mes livres de savoir-vivre, surtout ma bible de notre chère Nadine de Rothschild pour ne plus vivre de tels moments gênants. Aujourd’hui, ça me fait sourire mais ça reste une bonne leçon. On ne peut pas connaître les us et coutumes de tous les pays mais lorsque l’on choisi de faire carrière dans ce genre de milieu, ces genres de manuscrits et sites comme le vôtre sont une mine d’or. Je rappelle qu’à l’époque, internet n’existait pas.
Certaines personnes pensent que la bienséance, le savoir-vivre et l’élégance ne servent plus. Je sais, moi, en travaillant dans le domaine protocolaire, ambassade et autres que c’est encore une valeur sûre et très importante lorsque l’on veut réussir. On ne peut pas passer au travers.